Arbo en verzuim

We vinden het belangrijk dat iedereen met plezier en energie aan het werk is en kan blijven. Daar zetten we ons graag voor in. Toch is het soms niet mogelijk om te werken. Hieronder kun je lezen wat je dan doet en hoe je dat doet. Bijvoorbeeld bij ziekte. In dit hoofdstuk lees je wat je in zo’n geval doet en op welke manier.

Over ziekteverzuim

Ben je ziek?

Stap 1: ziekmelden
Meld je zo vroeg mogelijk ziek bij je leidinggevende (voor 9.00 uur). Doe dit bij voorkeur telefonisch. Je leidinggevende brengt HR en je directe collega’s op de hoogte. Jouw afwezigheid wordt op intranet weergegeven, zodat ook de andere collega’s weten dat je niet aanwezig bent.

Stap 2: afwezigheid in Outlook organiseren
Zet in Outlook je afwezigheidsmelding aan en verzet gemaakte afspraken. In je agenda geef je aan dat je afwezig bent. Lukt dit echt niet door je ziekte? Laat dit aan je manager weten.

Ben je weer beter?
Fijn! Meld je dan op je eerste werkdag zo vroeg mogelijk weer beter bij je leidinggevende. Jouw leidinggevende brengt HR op de hoogte.

Ben je langdurig of regelmatig ziek?
Als je langdurig (langer dan zes weken) of regelmatig ziek bent, is er meer aandacht nodig dan bij een griepje.

• De bedrijfsarts bekijkt samen met jou en Omthuis wat de mogelijkheden tot re-integratie zijn.

• We passen werkzaamheden (tijdelijk) aan als dat de re-integratie kan bevorderen.

• Als re-integratie op de eigen werkplek nodig is, bieden we extra hulp aan, zoals het inschakelen van een coach.

• We houden een re-integratiedossier bij, volgens de Wet Verbetering Poortwachter.

• Op advies van de bedrijfsarts kunnen medewerkers (tijdelijk) op arbeid therapeutische basis het werk hervatten.

• Als je op vakantie wilt tijdens je ziekte, vraag je daarvoor toestemming aan je leidinggevende. Mits nodig bespreken we dit ook met de bedrijfsarts. Krijg je toestemming? Dan neem je vakantiedagen op.

• Als je vaker dan drie keer per jaar verzuimt, vragen we ons af of het goed met je gaat en plant jouw leidinggevende een ‘frequent verzuimgesprek’ met je in.

Over onze arbodienst/bedrijfsarts
Omthuis werkt samen met Arbodienst Perspectief. De arbodienst ondersteunt jou en Omthuis op het gebied van gezond en veilig werken. Goed om te weten: de arbodienst is zelfstandig en onafhankelijk. Zij zullen dan ook nooit jouw persoonlijke en medische informatie met ons delen.

Als jij, je leidinggevende of HR dat wenselijk vindt, schakelen we via onze contactpersoon ondersteuning in. De verzuimconsultant neemt dan contact met je op of plant direct een afspraak in bij een bedrijfsarts.

Preventief spreekuur
Heb je vragen over je eigen gezondheid in relatie tot het werk? Ook als je (nog) niet ziek bent of geen klachten hebt, kun je contact opnemen met de arbodienst. Afhankelijk van jouw vraag ontvang je een uitnodiging voor een gesprek met de verzuimcoördinator of met de bedrijfsarts.

Onze vaste contactpersoon en tevens verzuimcoördinator is Sten Bouwman ([email protected]). Telefonisch is Sten bereikbaar via het algemene nummer van Perspectief: 034-143 87 00 (maandag t/m vrijdag van 8:30 – 17:00).

Afspraken arbodienst/bedrijfsarts
Een consult met de bedrijfsarts kan zowel fysiek als digitaal (via een beeldverbinding) plaatsvinden. In de uitnodiging, die gemaild wordt, staat vermeld wat de locatie is. Na het consult ontvangen zowel jij als wij (de werkgever) een schriftelijke terugkoppeling. Kun je onverhoopt wegens dringende redenen niet deelnemen aan het consult? Dan moet dit minimaal twee werkdagen voor het spreekuur worden gemeld aan Perspectief en aan je manager. Is dit korter dan twee werkdagen? Dan worden de kosten van annuleren in rekening gebracht. Omthuis heeft daarbij het recht om deze kosten, deels of volledig, door te rekenen.

Niet eens met advies bedrijfsarts?
Het kan zijn dat je in een situatie komt waarin jij en de arbodienst het niet eens zijn. Dit is hoe je daarmee om kunt gaan:

• De arbodienst vindt dat je weer aan het werk kunt, jij vindt van niet. Laat in dat geval de bedrijfsarts en je werkgever schriftelijk weten dat je het niet eens bent met het advies. Leg ook uit waarom je het er niet mee eens bent. Je kunt een second opinion aanvragen bij een andere bedrijfsarts.

• Je verschilt met de arbodienst van mening over de probleemanalyse, die in de zesde week van je ziekte wordt opgesteld. Je kunt verzoeken om een andere bedrijfsarts die je situatie opnieuw beoordeelt.

• De bedrijfsarts en je huisarts verschillen van mening. Je huisarts vindt dat je ziek bent en niet kunt werken, terwijl de bedrijfsarts vindt dat je best een aantal werkzaamheden kunt verrichten. Mocht dit het geval zijn, laat dan allereerst je huisarts en bedrijfsarts met elkaar contact opnemen. Levert dit niet het gewenste resultaat op, dan kun je een deskundigenoordeel bij het UWV vragen.

Over ons arbobeleid

Omthuis streeft naar optimale arbeidsomstandigheden voor iedereen die bij de organisatie werkt. Niet alleen moet het werk veilig gedaan worden, maar medewerkers en externen moeten zich ook prettig voelen, plezier in hun werk hebben en respectvol met elkaar omgaan. Daarbij streven wij naar een open bedrijfsklimaat, waarin medewerkers en managers elkaar aanspreken op mogelijke verbeteringen in het arbobeleid die leiden tot een nog veiliger en gezonder arbeidsklimaat. Omthuis hecht grote waarde aan optimale arbeidsomstandigheden en is altijd bereid, waar mogelijk, aanpassingen te doen om de arbeidsomstandigheden verder te verbeteren.

Vertrouwenspersoon
Een sociaal veilige werkomgeving is voor steeds meer organisaties belangrijk. Dit geldt ook voor Omthuis. Is er iets wat je dwarszit en heb je het gevoel niet bij een collega terecht te kunnen? Ervaar je iets vervelends waarover je wilt praten? Dan kun je contact opnemen met onze externe vertrouwenspersoon Dominique Maas. Zij is te bereiken via [email protected] of via 088-111 99 00.

BHV
Op elke vestiging vind je een noodkaart. Hierop staat wat je moet doen in geval van nood en vind je de vluchtrouteplattegrond.

Om tijdens een calamiteit de juiste actie te kunnen ondernemen, heeft Omthuis een BHV-organisatie. Ter ondersteuning hiervan is er ook een BHV- en calamiteitenplan. Op intranet kun je via het organisatieteam ‘BHV’ terugvinden wie onze BHV’ers zijn.

We houden jaarlijks ontruimingsoefeningen, zodat je vertrouwd raakt met de te volgen procedures bij brand en ontruiming. Veiligheid staat voorop!

Wil jij ook BHV’er worden? Geef dit dan aan bij Milon of Dennis, onze hoofd-BHV’ers.

Preventiemedewerker
Een preventiemedewerker zet zich binnen een organisatie - naast zijn/haar gewone functie - in om ongevallen en verzuim te helpen voorkomen. Binnen Omthuis is dit Ellen Klein.

Heb je Arbo-gerelateerde vragen of zie je iets op de werkvloer wat aandacht vraagt? Stuur dan een mail naar [email protected].

RI&E en bijbehorend plan van aanpak
De wettelijk verplichte RI&E vormt de basis van ons arbobeleid. Wij beschikken over een RI&E met bijbehorend plan van aanpak. De RI&E wordt minimaal één keer per vier jaar uitgevoerd; na een verbouwing, verhuizing of wijziging van processen wordt de RI&E, geheel of gedeeltelijk, opnieuw uitgevoerd. Daarnaast wordt de RI&E getoetst door een gecertificeerd Arbo-kerndeskundige.

Op intranet kun je de meest actuele RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak terugvinden.

Beveiliging & alarm bij agressie
Het kantoor is met een alarm beveiligd. Het alarm kan alleen worden ingeschakeld als alle ramen en deuren gesloten zijn.

Ga je als laatste van jouw kamer weg? Zorg dat de ramen en kasten dicht zijn.

Is er sprake van een agressie-incident? De spreekkamers en de balie hebben een (mobiele) alarmknop. Bij een incident kan een centrale met je meeluisteren en eventueel de politie waarschuwen. Een instructie is terug te vinden op intranet (zowel als losse instructie als toegevoegd aan het Agressieprotocol).

Preventief medisch onderzoek (PMO)
Net als de RI&E die eens in de vier jaar plaatsvindt, is er voor alle medewerkers eens in de vier jaar de gelegenheid om zich medisch te laten onderzoeken. Aan de hand van lichamelijke onderzoeken of vragenlijsten wordt onderzocht wat de lichamelijke effecten zijn van Arbo-risico's in het werk, bijvoorbeeld een oogtest bij beeldschermwerk en een vragenlijst bij werkdruk, agressie en geweld, fysieke belasting en RSI (een verzamelnaam voor klachten en symptomen in bovenrug, nek, schouders, armen, ellebogen, polsen, handen en vingers).

Dit onderzoek vindt zoveel mogelijk groepsgewijs plaats en is altijd vrijwillig. Na afloop wordt er een groepsgericht verslag opgesteld, waarin eventueel gesignaleerde gezondheidsproblemen en knelpunten in de arbeidssituatie worden weergegeven. Hierbij wordt rekening gehouden met de bescherming van persoonsgegevens. Dit rapport gaat naar het MT en OR, en samen met HR wordt bekeken of we specifieke activiteiten kunnen inzetten om gesignaleerde gezondheidsproblemen en knelpunten aan te pakken.

Het kan zijn dat niet iedereen dezelfde vragenlijsten krijgt; dit hangt af van de risico’s uit de RI&E.

Beeldschermbril
Een beeldschermbril is een bril voor het (beeldscherm)werk, naast de eventueel aanwezige gewone bril. Alleen wanneer dit ergonomisch verantwoord is, kan de beeldschermbril worden geïntegreerd in de gewone bril. Iedere medewerker van Omthuis heeft eenmaal per drie jaar recht op een netto vergoeding van € 250,- voor de aanschaf van een beeldschermbril.

Beleid psychosociale arbeidsbelasting (PSA)
Omthuis wil risico’s voor veiligheid, gezondheid en psychosociale arbeidsbelasting zo veel mogelijk voorkomen en beheersen. Dit doen we door beleid op te stellen tegen werkdruk en ongewenste omgangsvormen zoals (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, pesten en racistisch gedrag.

Een klachtenregeling bij ongewenste omgangsvormen, het agressieprotocol, een gedragscode, de regeling melden misstanden, de aanstelling van een externe vertrouwenspersoon en de regeling stimuleren van vitaliteit maken deel uit van dit beleid.

Uitgangspunten alcohol-, medicijn- en drugsbeleid
Omthuis streeft naar een veilige en gezonde werkomgeving voor iedereen. Daarom hanteren wij een strikt beleid rondom het gebruik van alcohol, medicatie en drugs tijdens werktijd. Het is niet toegestaan om onder invloed van deze middelen te werken, omdat dit de veiligheid, gezondheid en het functioneren van medewerkers kan beïnvloeden.

• Alcoholgebruik tijdens werktijd is verboden.

• Gebruik van medicijnen die van invloed kunnen zijn op de arbeidsveiligheid moet gemeld worden bij de leidinggevende en/of bedrijfsarts.

• Illegaal gebruik van drugs is verboden en kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

• Omthuis biedt hulp en ondersteuning aan medewerkers die problemen ervaren met middelengebruik.

Met dit beleid willen we niet alleen risico’s beperken, maar ook bijdragen aan het welzijn en de veiligheid van alle medewerkers.